Tangani ITAS Saat Paspor WNA Hilang di Wilayah Indonesia

Panik. Kata itu menggambarkan situasi krisis di kantor kami dua tahun lalu saat seorang Tenaga Kerja Asing (TKA) asal Jerman, Thomas, gemetaran menghampiri meja kerja saya. Tas selepangnya dicuri di sebuah kafe di Jakarta Pusat, dan seluruh dokumen vitalnya ada di dalam sana: paspor fisik beserta lembaran bukti ITAS yang baru diterbitkan tiga bulan sebelumnya. Kasus ini memaksa saya menangani krisis imigrasi maraton yang menguji koordinasi antarlembaga negara. Pengalaman langsung tersebut membuka mata saya bahwa menangani ITAS saat paspor WNA hilang membutuhkan ketenangan, kecepatan, dan kepatuhan prosedur administratif tanpa celah sedikit pun.

Banyak perusahaan sponsorship dan penjamin WNA keliru menganggap hilang paspor berarti otomatis gugurnya izin tinggal. Pandangan ini keliru besar. Dokumen fisik paspor dan status keimigrasian dalam database sistem keimigrasian adalah dua entitas yang berbeda, meskipun saling mengikat. Ketika dokumen fisik lenyap, langkah administratif awal menentukan apakah WNA tersebut aman dari sanksi administrasi keimigrasian atau justru terjebak dalam pusaran masalah hukum yang rumit.

1. Langkah Pertama: Tindakan Darurat Kehilangan Paspor

Waktu adalah musuh utama. Saat paspor hilang, hindari menunda pelaporan. Langkah pertama yang wajib dilakukan tanpa menunda jam adalah mendatangi Kepolisian Sektor (Polsek) atau Kepolisian Resor (Polres) di lokasi kejadian perkara untuk membuat Surat Keterangan Tanda Lapor Kehilangan (SKTLK).

Pihak kepolisian akan meminta kronologi rinci. Oleh karena itu, pastikan sponsor atau penterjemah mendampingi WNA jika terdapat kendala bahasa. Siapkan salinan (fotokopi/softcopy) paspor lama, kartu ITAS, dan surat penjaminan dari perusahaan. Kepolisian akan menerbitkan dokumen resmi kehilangan yang menjadi fondasi dasar bagi seluruh proses birokrasi berikutnya.

Dokumen dari kepolisian ini sangat krusial. Tanpa SKTLK, Kedutaan Besar negara asal WNA tidak akan memproses permohonan paspor pengganti maupun Surat Perjalanan Laksana Paspor (SPLP).

2. Koordinasi dengan Perwakilan Negara Asal (Kedutaan/Konsulat)

Setelah mengantongi surat kehilangan dari kepolisian, langkah berikutnya adalah membawa WNA ke Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal negara asalnya di Indonesia. Proses penerbitan dokumen perjalanan baru bervariasi tergantung pada regulasi masing-masing negara.

Beberapa negara dapat menerbitkan paspor baru secara langsung dalam waktu relatif singkat. Namun, beberapa negara lain hanya menerbitkan SPLP atau paspor darurat sementara yang masa berlakunya sangat terbatas. Dokumentasi sementara ini berfungsi mutlak sebagai wadah penetapan stempel atau pembaharuan data keimigrasian Indonesia.

Pastikan Anda meminta lembar konfirmasi resmi atau surat pengantar dari perwakilan diplomatik tersebut. Dokumen pengantar ini menyatakan bahwa dokumen perjalanan baru sedang diproses atau telah diterbitkan sebagai pengganti paspor yang hilang.

3. Prosedur Tangani ITAS di Kantor Imigrasi

Bagaimana cara menangani ITAS di Kantor Imigrasi setelah paspor pengganti atau SPLP diterbitkan? Di sinilah inti dari seluruh proses birokrasi keimigrasian berjalan. Anda wajib segera melapor ke Kantor Imigrasi yang menerbitkan ITAS WNA tersebut atau yang membawahi wilayah domisili tempat tinggalnya.

Langkah administratif ini berpatokan pada regulasi yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi. Penjamin wajib mengajukan permohonan penggantian/duplikat dokumen izin tinggal yang hilang dengan melampirkan berkas lengkap.

Persyaratan Berkas Pengurusan ITAS Hilang:

• Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian (SKTLK) asli dan fotokopi.
• Paspor baru atau SPLP dari Kedutaan Besar/Konsulat.
• Surat Permohonan dan Surat Jaminan dari Perusahaan Penjamin (Kop Surat, Bermaterai).
• KTP dan ID Card Petugas / HRD Penjamin (WNI).
• Salinan (fotokopi/file digital) Paspor lama dan ITAS yang hilang.
• Surat Keputusan (SK) ITAS terdahulu dari Sistem Keimigrasian.
• Formulir Keimigrasian yang telah diisi lengkap.

Petugas Imigrasi akan melakukan verifikasi data pada sistem basis data keimigrasian (SIMKIM). Jika data cocok, pejabat imigrasi menerbitkan keputusan pembaruan data paspor dan pencetakan ulang atau penerbitan status ITAS baru yang disesuaikan dengan masa berlaku paspor yang baru.

4. Pemetaan Prosedur dan Estimasi Waktu Penanganan

Agar memudahkan alur pemahaman administratif, tabel di bawah ini merinci tahapan, instansi terkait, serta estimasi waktu yang dibutuhkan dalam proses pengurusan:

Keterlambatan dalam mengurus pembaruan ini dapat berakibat fatal. Apabila masa berlaku ITAS berakhir saat paspor belum selesai diproses dan tidak ada pelaporan formal ke imigrasi, WNA tersebut berisiko dikategorikan mengalami overstay. Sanksi denda administratif overstay di Indonesia mencapai Rp 1.000.000 per hari, bahkan berisiko deportasi jika melebihi batas waktu tertentu.

5. Konsekuensi Hukum dan Mitigasi Risiko Legalitas TKA

Kehilangan dokumen bukan sekadar masalah administrasi kertas. Bagi perusahaan yang mempekerjakan TKA, kepatuhan atas regulasi yang berada di bawah pengawasan Kementerian Luar Negeri RI dan instansi terkait merupakan kewajiban mutlak. Keterlambatan pelaporan atau manipulasi status dapat memicu sanksi administratif hingga pendaftaran perusahaan ke dalam daftar hitam (blacklist) keimigrasian.

Langkah mitigasi terbaik yang wajib dijalankan oleh HRD atau tim legal perusahaan adalah selalu menyimpan salinan digital (scan PDF berwarna kualitas tinggi) dari paspor, halaman visa, ITAS, dan Notifikasi Kemnaker di penyimpanan cloud yang aman. Ketika musibah kehilangan terjadi, keberadaan salinan digital ini mempercepat proses verifikasi di kepolisian maupun Imigrasi hingga 70% lebih cepat.