Prioritas TKA Sebelum Mengajukan Dokumen Kerja

Dulu saya sempat menganggap remeh urusan ini. Sebuah perusahaan manufaktur klien kami mengajukan RPTKA untuk posisi “Manager Personalia” dengan kandidat asal Tiongkok yang sudah terbang ke Jakarta, tiket pulang-pergi sudah dibeli, kontrak kerja sudah ditandatangani. Sistem menolaknya dalam hitungan hari. Alasannya sederhana namun fatal: jabatan itu masuk daftar terlarang untuk TKA. Dari pengalaman itu kami belajar satu hal penting, Prioritas TKA bukan sekadar formalitas administratif, melainkan tahap penyaringan yang menentukan apakah seluruh proses berikutnya berjalan mulus atau berhenti di tengah jalan. Karena itulah, sebelum dokumen kerja diajukan, ada tiga pilar yang wajib diperiksa dulu: kesesuaian jabatan, kelayakan kandidat, dan kelengkapan administratif.

Banyak tim HR baru menyadari kompleksitas ini setelah pengajuan mereka mental. Padahal, jika tiga pilar tersebut sudah dicek sejak awal, peluang RPTKA disetujui pada percobaan pertama naik drastis. Berikut penjabarannya, berdasarkan data pendampingan kami terhadap ratusan pengajuan lintas sektor.

1. Kesesuaian Jabatan: Pilar Pertama yang Sering Diabaikan

Pemerintah membagi jabatan ke dalam dua kategori besar. Ada daftar jabatan yang terbuka untuk TKA menurut sektor usaha, diatur lewat Kepmenaker Nomor 228 Tahun 2019. Di sisi lain, ada pula daftar jabatan yang tertutup rapat, diatur dalam Kepmenaker Nomor 349 Tahun 2019. Jabatan-jabatan yang berkaitan dengan personalia, seperti Manajer Personalia, Supervisor Rekrutmen, hingga Penasihat Karir, masuk kategori terlarang. Aturan dasarnya termuat pula dalam Pasal 11 Kementerian Ketenagakerjaan RI, yang menegaskan pemberi kerja dilarang mempekerjakan TKA pada jabatan yang mengurusi urusan personalia.

Selain itu, TKA tidak boleh rangkap jabatan dalam satu perusahaan yang sama, dan usaha perseorangan sama sekali tidak diperbolehkan mempekerjakan TKA. Sebelum mengisi formulir RPTKA, cocokkan dulu tiga hal ini: nama jabatan yang diajukan, KBLI perusahaan di sistem OSS, dan status jabatan tersebut apakah terbuka atau tertutup. Ketidaksesuaian di titik ini adalah penyebab penolakan nomor satu yang kami temukan dalam data internal kami.

Cara Cepat Mengecek Status Jabatan

Kami biasa menyarankan klien untuk membuat daftar silang antara nama jabatan versi perusahaan dan nomenklatur resmi di Kepmenaker. Kadang penyebutan berbeda, misalnya “HR Business Partner” yang secara fungsi ternyata setara dengan jabatan personalia terlarang. Jangan berpatokan hanya pada nama jabatan di kontrak internal; uraikan tugas dan wewenangnya, lalu bandingkan dengan definisi resmi.

2. Kelayakan Kandidat: Bukan Sekadar Siapa yang Mau Berangkat

Setelah jabatan dipastikan aman, giliran kandidat yang perlu diverifikasi. Regulasi mensyaratkan calon TKA memiliki pendidikan yang sesuai kualifikasi jabatan serta kompetensi atau pengalaman kerja minimal lima tahun di bidang yang sama. Ini bukan angka sembarangan, melainkan syarat mutlak yang diperiksa evaluator Kemnaker saat proses verifikasi berlangsung.

Ada satu kewajiban yang paling sering terlupa: penunjukan tenaga kerja pendamping. Perusahaan wajib menyiapkan karyawan lokal yang akan menerima transfer teknologi dan keahlian dari TKA tersebut. Tanpa nama pendamping yang jelas, sebagian sistem evaluasi akan mempertanyakan urgensi jabatan itu diisi tenaga asing. Kami pernah menangani kasus di mana kandidat sudah sangat kompeten, tetapi pengajuan tertahan berminggu-minggu hanya karena kolom pendamping dibiarkan kosong.

3. Kelengkapan Administratif: Detail Kecil, Dampak Besar

Pilar ketiga sering dianggap remeh, padahal paling banyak menimbulkan penundaan. Pertama, pastikan NIB perusahaan aktif dan KBLI-nya sinkron dengan posisi yang diajukan di sistem TKA Online. Kedua, cek masa berlaku paspor kandidat; sistem keimigrasian mensyaratkan sisa masa berlaku yang cukup panjang, dan paspor yang hampir kedaluwarsa otomatis menggagalkan proses visa kerja meski RPTKA sudah disahkan.

Ketiga, siapkan anggaran untuk Dana Kompensasi Penggunaan Tenaga Kerja Asing (DKPTKA), yang besarannya sekitar seratus dolar Amerika per bulan per jabatan. Jika kode billing terbit namun pembayaran telat, permohonan bisa batal otomatis oleh sistem, dan perusahaan harus mengulang proses dari awal. Ini bukan ancaman kosong, melainkan hal yang benar-benar kami saksikan menimpa klien yang menganggap tahap pembayaran sebagai formalitas biasa.

Kesalahan yang Berulang Kami Temukan dari Data Internal

Dari catatan pendampingan kami, tiga pola kesalahan ini muncul berulang kali. Perusahaan buru-buru menandatangani kontrak kerja sebelum status jabatan dicek. Tim HR mengira alih keahlian hanya formalitas dokumen, padahal evaluator kadang menanyakannya langsung saat sesi wawancara verifikasi daring. Dan yang paling sering, data OSS dibiarkan tidak sinkron selama bertahun-tahun sehingga baru ketahuan bermasalah tepat saat RPTKA diajukan. Ketiganya bisa dicegah hanya dengan satu kebiasaan sederhana, yaitu audit dokumen dan jabatan jauh sebelum kandidat dipastikan berangkat.

Pertanyaan yang Sering Diajukan