Pengurusan tenaga kerja asing membutuhkan kepatuhan regulasi yang sangat ketat di Indonesia. Ketika masa kerja ekspatriat berakhir atau terjadi pemutusan hubungan kerja, pembatalan visa TKA menjadi kewajiban mutlak perusahaan penjamin. Saya teringat sebuah kasus mengejutkan pada pertengahan tahun 2024 lalu. Kala itu, seorang klien dari perusahaan manufaktur di Cikarang datang dengan wajah pucat. Mereka mendapati akun TKA Online perusahaan terblokir total oleh pihak berwenang. Penyebabnya sepele namun berdampak sistematis: seorang eks TKA asal Korea Selatan telah kembali ke negaranya tiga bulan sebelumnya tanpa melalui prosedur pencabutan izin dan pengajuan EPO di kantor imigrasi. Dampaknya sungguh merugikan, ekspansi proyek baru mereka tertahan selama dua minggu akibat tidak bisa menerbitkan RPTKA baru.

Skenario buruk tersebut sebenarnya sangat mudah dihindari apabila tim legal dan HRD memahami alur pembatalan dengan tepat. Pengakhiran Kontrak Kerja TKA tidak otomatis membatalkan kewajiban hukum sponsor di mata pemerintah. Oleh karena itu, mari kita bedah langkah demi langkah mekanisme resminya agar operasional bisnis Anda tetap aman dari sanksi keimigrasian.

Mengapa Pembatalan Visa TKA Wajib Diproses Sponsor?

Berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia serta regulasi Ketenagakerjaan terbaru, Penjamin TKA memegang tanggung jawab penuh atas keberadaan dan kepulangan ekspatriat. Kepemilikan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) atau Izin Tinggal Tetap (ITAP) melekat pada rekomendasi izin kerja sponsor. Jika hubungan kerja berakhir, status izin tinggal tersebut wajib dikembalikan kepada negara.

Oleh sebab itu, membiarkan TKA pulang begitu saja tanpa proses resmi merupakan pelanggaran fatal. Pihak Direktorat Jenderal Imigrasi mencatat setiap lalu lintas orang asing secara real-time. Jika dokumen keimigrasian tidak ditutup resmi, sistem akan mendeteksi ekspatriat masih berada dalam masa berlaku izin tinggal. Hal ini akan memicu potensi overstay yang terus berjalan secara beruntun.

Dua Tahapan Utama Pembatalan Visa dan Izin Kerja TKA

Mekanisme Pencabutan ITAS dan visa ekspatriat harus dilakukan secara berurutan pada dua instansi pemerintah. Pengurusan tidak bisa melompati salah satu tahap karena dokumen dari instansi pertama menjadi syarat wajib untuk instansi berikutnya.

1. Pencabutan Notifikasi RPTKA di Kementerian Ketenagakerjaan

Langkah awal dimulai dari portal TKA Online milik Kementerian Ketenagakerjaan RI. Sponsor harus mengajukan permohonan pengakhiran Rencana Penggunaan TKA (RPTKA) dan pencabutan Notifikasi Ketenagakerjaan. Tim HRD wajib mengunggah beberapa dokumen pendukung, antara lain:

• Surat permohonan pengakhiran kerja dari perusahaan penjamin.
• Surat Keputusan Pemutusan Hubungan Kerja atau kesepakatan pengakhiran kontrak kerja.
• Bukti pembayaran Dana Kompensasi Penggunaan TKA (DKPTKA) yang masih berlaku.
• Paspor TKA serta dokumen Notifikasi aktif.

Setelah pengajuan disetujui, Kemnaker akan menerbitkan Surat Persetujuan Pengakhiran RPTKA. Surat inilah yang menjadi kunci utama untuk melangkah ke tahap imigrasi.

2. Pengurusan EPO atau ERP di Kantor Imigrasi

Setelah urusan ketenagakerjaan rampung, sponsor harus memproses pendaftaran pengakhiran izin tinggal di kantor imigrasi penerbit ITAS. Terdapat dua jalur utama yang dapat ditempuh tergantung pada keberadaan TKA saat ini:

Prosedur EPO menuntut penyerahan paspor asli dan KITAS/ITAS fisik (jika ada) ke kantor imigrasi. Petugas akan membubuhkan cap EPO pada paspor. Setelah cap ini tertera, TKA memegang tenggat waktu ketat untuk meninggalkan Indonesia. Jangan sampai batas waktu 7 hari melampaui jadwal penerbangan penerbang, sebab status dapat berubah menjadi ilegal.

Risiko Hukum dan Sanksi Bagi Perusahaan Penjamin

Abaikan prosedur ini, dan perusahaan Anda akan menanggung konsekuensi berat. Pemerintah Indonesia menerapkan pengawasan ketat terhadap keimigrasian dan penggunaan tenaga kerja asing. Sanksi tidak hanya menyasar individu TKA, tetapi juga membawa dampak sistemik bagi operasional bisnis perusahaan.

Berikut adalah deretan risiko konkret jika pembatalan visa TKA diabaikan:

1. Akumulasi Denda Overstay: Jika ITAS tidak dicabut dan masa berlaku habis, denda overstay sebesar Rp1.000.000 per hari akan terus berjalan atas nama TKA tersebut.
2. Deportasi TKA dan Red Notice: TKA yang melanggar ketentuan dapat dikenakan tindakan administratif berupa Deportasi TKA serta penangkalan masuk ke wilayah Indonesia selama kurun waktu tertentu.
3. Pemblokiran Akun TKA Online: Perusahaan tidak akan bisa mengajukan Notifikasi RPTKA baru untuk calon TKA lain sebelum masalah TKA lama diselesaikan sepenuhnya.
4. Sanksi Pidana Keimigrasian: Berdasarkan UU Keimigrasian, penjamin yang secara sengaja memberikan data tidak benar atau tidak melaporkan perubahan status TKA dapat diproses secara hukum.

Tips Strategis Memastikan Pembatalan Visa Berjalan Lancar

Agar proses pengakhiran masa kerja berjalan mulus tanpa kendala administrasi, tim legal dan HRD perusahaan disarankan menerapkan standar operasional prosedur (SOP) internal sebagai berikut:

Pertama, lakukan audit berkala terhadap tanggal kadaluarsa ITAS dan Notifikasi RPTKA minimal 60 hari sebelum masa berlaku habis. Kedua, pastikan klausul pengakhiran visa dan pemulangan ke negara asal tertulis jelas dalam perjanjian kerja. Ketiga, usahakan proses EPO diselesaikan sebelum TKA membeli tiket kepulangan final, untuk menghindari ketidaksesuaian jadwal penerbangan dengan masa berlaku cap EPO 7 hari.

Terakhir, simpan seluruh arsip digital bukti EPO, bukti pengakhiran RPTKA, serta stamp kepulangan paspor sebagai dokumentasi kepatuhan hukum perusahaan saat ada pemeriksaan lapangan oleh pengawas imigrasi.