Administrasi TKA yang Wajib Diselesaikan Sebelum Bekerja

Mempekerjakan tenaga kerja asing (TKA) di Indonesia bukan sekadar menandatangani kontrak kerja lalu berangkat ke kantor. Ada rangkaian administrasi TKA yang harus tuntas lebih dulu, mulai dari pengesahan RPTKA, penerbitan Notifikasi, pelunasan DKP-TKA, hingga proses keimigrasian seperti VITAS dan ITAS. Jika salah satu tahap terlewat, TKA berisiko dianggap bekerja secara ilegal dan perusahaan bisa terkena sanksi administratif dari Kementerian Ketenagakerjaan maupun Imigrasi. Panduan ini merangkum seluruh berkas dan tahapan yang wajib diselesaikan sebelum seorang ekspatriat resmi mulai bekerja di perusahaan Anda.

Kenapa Administrasi TKA Tidak Boleh Ditunda?

Sejak sistem perizinan terintegrasi lewat TKA-Online dan OSS RBA, pengawasan terhadap keberadaan TKA semakin ketat karena data ketenagakerjaan kini disandingkan langsung dengan data pajak dan data lintas batas keimigrasian. Praktis, celah untuk “bekerja dulu, urus izin belakangan” sudah tertutup. Perusahaan yang nekat mempekerjakan ekspatriat tanpa dokumen lengkap menghadapi risiko mulai dari penundaan layanan perizinan, pembekuan notifikasi, denda, sampai potensi deportasi bagi TKA yang bersangkutan.

Daftar Administrasi TKA yang Wajib Dituntaskan

Berikut susunan berkas dan proses yang harus diselesaikan secara berurutan sebelum TKA resmi mulai bekerja:

Pengesahan RPTKA (Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing): izin prinsip dari Kementerian Ketenagakerjaan yang menyatakan jabatan tertentu boleh diisi oleh warga negara asing. Diajukan melalui laman resmi tka-online.kemnaker.go.id dan menjadi syarat mutlak sebelum tahap berikutnya.
Penerbitan Notifikasi: pengganti IMTA yang sudah dihapuskan sejak Perpres Nomor 20 Tahun 2018. Notifikasi terbit setelah RPTKA disahkan dan menjadi dasar penerbitan Visa Tinggal Terbatas (VITAS).
Pembayaran DKP-TKA (Dana Kompensasi Penggunaan TKA): kewajiban finansial sebesar USD 100 per jabatan per bulan yang harus dilunasi lewat kode billing sebelum notifikasi dianggap sah.
Pengajuan VITAS di Kedutaan/Perwakilan RI: visa tinggal terbatas yang menjadi syarat masuk TKA ke wilayah Indonesia untuk keperluan kerja.
Biometrik dan Penerbitan ITAS: setibanya di Indonesia, TKA wajib melapor ke kantor imigrasi untuk pengambilan data biometrik guna penerbitan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) digital.
Penunjukan Tenaga Kerja Pendamping Lokal: perusahaan wajib menyiapkan program alih keterampilan bagi karyawan lokal yang mendampingi TKA di posisi serupa.
Pelaporan Berkala ke Kemnaker: laporan realisasi penggunaan TKA disampaikan setiap 6 bulan sebagai bentuk kepatuhan pasca-penerbitan izin.

Perhatian: RPTKA berlaku mengikuti masa kontrak kerja TKA, maksimal dua tahun per periode untuk pekerjaan reguler. Mulai proses perpanjangan minimal dua bulan sebelum masa berlaku habis agar tidak terjadi jeda legalitas yang membuat TKA berstatus tidak berdokumen.

Berkas Pendukung yang Sering Terlewat

Selain tahapan utama di atas, banyak perusahaan justru gagal di berkas pelengkap berikut ini:

NIB dan akta perusahaan terbaru yang mencerminkan bidang usaha sesuai posisi yang akan diisi TKA.
Perjanjian kerja atau kontrak yang jangka waktunya konsisten dengan durasi RPTKA yang diajukan.
Ijazah dan sertifikat kompetensi TKA yang relevan dengan jabatan yang dilamar, terutama untuk validasi kualifikasi pendidikan tinggi lintas negara.
Pas foto dan paspor dengan masa berlaku mencukupi hingga akhir periode kerja.
Deskripsi pekerjaan (job description) yang sinkron dengan aktivitas harian TKA di lapangan, karena ketidaksesuaian ini kerap menjadi temuan saat pemeriksaan.

Risiko Jika Administrasi TKA Tidak Lengkap

Kelalaian administrasi bukan sekadar urusan teknis. Konsekuensi yang mengintai antara lain:

🚫 Penundaan atau penghentian layanan perizinan untuk seluruh proses TKA di perusahaan tersebut.
🚫 Sanksi denda administratif sesuai ketentuan Undang-Undang Ketenagakerjaan.
🚫 Pencabutan notifikasi yang berdampak pada status keimigrasian TKA yang sudah berada di Indonesia.
🚫 Risiko deportasi bagi TKA yang kedapatan bekerja tanpa dokumen yang sah.

Serahkan Administrasi TKA Anda ke Jangkar Groups

Mengurus RPTKA, Notifikasi, DKP-TKA, hingga ITAS secara bersamaan menuntut ketelitian dan waktu yang tidak sedikit bagi tim HRD. Jangkar Groups menyediakan pendampingan menyeluruh agar seluruh rangkaian administrasi TKA selesai tepat waktu dan sesuai regulasi terbaru:

✅ Penyusunan dan Pengajuan RPTKA: memastikan dokumen sesuai format dan jabatan yang diizinkan.
✅ Pengurusan Notifikasi & DKP-TKA: menghitung kewajiban pembayaran secara akurat dan tepat waktu.
✅ Koordinasi VITAS dan ITAS: mendampingi proses keimigrasian dari pengajuan visa hingga biometrik.
✅ Manajemen Kepatuhan Berkala: mengingatkan dan menyiapkan laporan enam bulanan agar izin tidak kedaluwarsa.

Konsultasikan Administrasi TKA Anda Sekarang

Apa Kata Klien Kami

★★★★★
4.9 dari 5 berdasarkan 187 ulasan klien yang telah menggunakan layanan pengurusan TKA Jangkar Groups.

FAQ Seputar Administrasi TKA

Apa dokumen pertama yang harus diurus sebelum TKA bekerja?

RPTKA adalah dokumen paling awal yang wajib disahkan oleh Kementerian Ketenagakerjaan. Tanpa RPTKA, proses Notifikasi maupun pengajuan visa kerja tidak dapat dilanjutkan.

Apakah IMTA masih diperlukan di tahun 2026?

Tidak. IMTA sudah digantikan oleh Notifikasi sejak berlakunya Perpres Nomor 20 Tahun 2018, sehingga dokumen resmi yang berlaku saat ini adalah RPTKA dan Notifikasi.

Berapa lama proses pengesahan RPTKA hingga Notifikasi terbit?

Secara umum prosesnya berlangsung sekitar empat hari kerja, dengan rincian dua hari untuk pengesahan RPTKA dan dua hari untuk penerbitan Notifikasi, selama seluruh berkas lengkap dan pembayaran DKP-TKA sudah dikonfirmasi.

Apakah semua jabatan bisa diisi oleh tenaga kerja asing?

Tidak. Ada daftar jabatan yang tertutup bagi TKA, terutama posisi di bidang personalia atau sumber daya manusia. Perusahaan perlu memastikan jabatan yang diajukan dalam RPTKA memang termasuk kategori yang diperbolehkan.

Apa yang terjadi jika RPTKA habis masa berlaku sebelum diperpanjang?

TKA berisiko dianggap bekerja tanpa dokumen sah, yang dapat memicu sanksi administratif hingga proses deportasi. Sebaiknya pengajuan perpanjangan dimulai minimal dua bulan sebelum tanggal kedaluwarsa.

Apakah perusahaan bisa mengurus semua tahap administrasi TKA sendiri tanpa konsultan?

Bisa, karena seluruh proses tersedia lewat sistem TKA-Online dan OSS RBA. Namun kompleksitas dokumen dan risiko kesalahan input membuat banyak perusahaan memilih menggunakan jasa pendampingan agar prosesnya lebih efisien dan minim risiko penolakan.