Mempekerjakan tenaga kerja asing (TKA) untuk pertama kalinya sering membuat divisi HR dan legal perusahaan kebingungan, terutama pada tahap paling awal: RPTKA (Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing). Dokumen ini adalah pintu gerbang wajib sebelum ekspatriat bisa memegang visa kerja, apalagi mulai bekerja secara sah di Indonesia. Artikel ini merangkum 7 tahapan RPTKA secara berurutan, khusus disusun untuk perusahaan yang baru pertama kali menggunakan TKA, lengkap dengan jebakan administratif yang paling sering bikin proses molor.
Ringkasan cepat (untuk pembaca yang terburu-buru): RPTKA diajukan lewat portal TKA Online menggunakan akun berbasis NIB, melewati penilaian kelayakan Kemnaker, diikuti pembayaran DKP-TKA, baru kemudian pengesahan terbit dan bisa dilanjutkan ke pengurusan VITAS serta KITAS. Rata-rata prosesnya memakan waktu 5–10 hari kerja jika dokumen lengkap sejak awal.
Daftar Isi
- Tahap 1: Registrasi Akun Perusahaan di TKA Online
- Tahap 2: Menyiapkan Berkas Persyaratan RPTKA
- Tahap 3: Pengajuan Permohonan dan Pengisian Data Jabatan
- Tahap 4: Penilaian Kelayakan oleh Kemnaker
- Tahap 5: Pembayaran Notifikasi & DKP-TKA
- Tahap 6: Penerbitan Pengesahan RPTKA
- Tahap 7: Lanjut ke VITAS dan KITAS
- Kesalahan yang Paling Sering Menghambat Pemohon Baru
- Apa Kata Klien Kami
- FAQ Seputar RPTKA
Tahap 1: Registrasi Akun Perusahaan di TKA Online
Sebelum menyentuh formulir permohonan, perusahaan wajib memiliki akun aktif di portal TKA Online milik Kementerian Ketenagakerjaan. Akun ini tidak berdiri sendiri — sistemnya terhubung langsung dengan Nomor Induk Berusaha (NIB) yang terdaftar di OSS (Online Single Submission). Untuk pemohon baru, langkah paling sering terlewat adalah lupa menyamakan data perusahaan antara OSS dan TKA Online; jika kedua data tidak sinkron, sistem akan menolak permohonan di tahap paling dasar tanpa penjelasan yang jelas.
Pastikan juga klasifikasi bidang usaha (KBLI) perusahaan Anda sudah sesuai dengan jabatan yang akan diisi TKA. Ketidaksesuaian KBLI adalah biang keladi klasik penolakan RPTKA yang jarang disadari perusahaan pemula.
Tahap 2: Menyiapkan Berkas Persyaratan RPTKA
Ini adalah tahap yang paling banyak menyita waktu perusahaan baru. Dokumen yang umumnya diminta antara lain:
- Akta pendirian perusahaan beserta perubahan dan pengesahan Kemenkumham (MOLHR)
- NPWP perusahaan dan struktur organisasi bertanda tangan basah/materai
- Surat penunjukan tenaga kerja pendamping lokal (rencana alih teknologi)
- Salinan Wajib Lapor Ketenagakerjaan (laporan tahunan jumlah pekerja lokal & asing)
- Paspor calon TKA (minimal masa berlaku 18 bulan ke depan)
- Ijazah dan bukti pengalaman kerja TKA yang sudah diterjemahkan tersumpah ke Bahasa Indonesia
Tahap 3: Pengajuan Permohonan dan Pengisian Data Jabatan
Setelah akun dan dokumen siap, perusahaan mengisi formulir permohonan RPTKA secara elektronik: jabatan yang akan diisi TKA, lokasi kerja, jangka waktu penugasan, hingga rencana pendampingan tenaga kerja lokal. Satu permohonan RPTKA sebenarnya bisa mencakup lebih dari satu jabatan dan lebih dari satu orang TKA sekaligus, asalkan seluruh jabatan tersebut memang tercantum dalam pengajuan — namun setiap jabatan tetap dikenai kewajiban PNBP masing-masing, jadi hitung dengan cermat sebelum submit.
Unggah seluruh dokumen dari Tahap 2 pada tahap ini. Sistem akan memberi nomor tanda terima sebagai bukti permohonan telah masuk antrean verifikasi.
Tahap 4: Penilaian Kelayakan oleh Kemnaker
Di sinilah petugas Kemnaker menilai apakah jabatan yang diajukan benar-benar membutuhkan TKA, apakah rencana alih pengetahuan ke pekerja lokal masuk akal, dan apakah dokumen pendukung konsisten satu sama lain. Untuk pemohon pertama kali, tahap ini biasanya memakan waktu 3–5 hari kerja jika berkas lengkap. Jika ada dokumen yang kurang atau data yang tidak sinkron, status permohonan akan dikembalikan untuk diperbaiki — dan jam mundur waktu proses dimulai lagi dari nol.
Tahap 5: Pembayaran Notifikasi & DKP-TKA
Setelah dinyatakan layak, sistem menerbitkan notifikasi berupa kode billing yang harus dibayar melalui SIMPONI dalam waktu 1 hari kerja. Nominal yang dibayar adalah Dana Kompensasi Penggunaan TKA (DKP-TKA) sebesar USD 100 per bulan, per jabatan, per orang. Jika lokasi kerja hanya mencakup satu kabupaten/kota, dana ini disetor ke Kas Kementerian Ketenagakerjaan, kecuali untuk beberapa daerah yang sudah punya peraturan daerah tersendiri soal DKP-TKA.
Pastikan kode billing dibayar sebelum masa berlakunya habis — biasanya 1×24 jam. Telat sedikit saja, kode billing hangus dan perusahaan harus mengulang proses penerbitan notifikasi dari awal.
Tahap 6: Penerbitan Pengesahan RPTKA
Begitu pembayaran DKP-TKA terkonfirmasi di sistem, pengesahan RPTKA diterbitkan secara elektronik dan bisa diunduh langsung dari portal TKA Online. Masa berlaku RPTKA menyesuaikan durasi perjanjian kerja TKA — jika kontrak kerjanya 6 bulan, RPTKA yang terbit juga berlaku 6 bulan, bukan otomatis 1 atau 2 tahun.
Tahap 7: Lanjut ke Pengurusan VITAS dan KITAS
RPTKA yang sudah disahkan menjadi dasar untuk mengajukan Visa Tinggal Terbatas (VITAS) ke Direktorat Jenderal Imigrasi, yang nantinya dikonversi menjadi Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS) setelah TKA tiba di Indonesia. Tanpa RPTKA yang sah dan masih berlaku, permohonan VITAS otomatis ditolak sistem — jadi urutan ini tidak bisa dibalik atau dipercepat dengan cara apa pun.
Kesalahan yang Paling Sering Menghambat Pemohon Baru
- Data OSS dan TKA Online tidak sinkron — permohonan ditolak di gerbang paling awal.
- Terjemahan dokumen tidak tersumpah — dianggap tidak sah oleh petugas verifikasi.
- Kode billing kedaluwarsa — perusahaan harus mengulang proses notifikasi dari nol.
- Rencana alih pengetahuan asal tempel — dinilai tidak realistis sehingga permohonan tertahan di tahap penilaian kelayakan.
- Masa berlaku paspor TKA kurang dari 18 bulan — otomatis gagal syarat administratif.
Serahkan 7 Tahapan Ini pada Jangkar Groups
Mengurus RPTKA sendiri untuk pertama kali memang bukan hal mustahil, tapi satu kesalahan kecil di dokumen bisa membuat proses mundur berminggu-minggu. Jangkar Groups mendampingi perusahaan dari penyusunan berkas, pengajuan di TKA Online, pembayaran notifikasi, hingga pengesahan RPTKA terbit — bahkan berlanjut sampai VITAS dan KITAS TKA Anda selesai.
Apa Kata Klien Kami
⭐ 4.9 / 5 — berdasarkan 312 ulasan klien yang menggunakan jasa pengurusan RPTKA & izin TKA Jangkar Groups
- “Dokumen sempat ditolak dua kali saat saya urus sendiri, begitu didampingi Jangkar Groups langsung disetujui dalam 6 hari.” — HR Manager, perusahaan manufaktur, Cikarang
- “Prosesnya transparan, saya bisa pantau status RPTKA setiap tahap tanpa harus bolak-balik telepon.” — Direktur, perusahaan konstruksi, Jakarta
- “Bagian yang paling membantu itu urus terjemahan tersumpah dan penyusunan rencana alih pengetahuannya.” — Legal Officer, perusahaan tambang, Kalimantan Timur
FAQ Seputar Tahapan RPTKA
Berapa lama total waktu pengurusan RPTKA dari awal sampai terbit?
Untuk pemohon dengan dokumen lengkap sejak awal, prosesnya rata-rata 5–10 hari kerja, terhitung dari registrasi akun sampai pengesahan RPTKA diunduh. Jika ada dokumen yang harus diperbaiki, waktunya bisa bertambah signifikan.
Apakah satu RPTKA bisa dipakai untuk beberapa TKA sekaligus?
Bisa, selama seluruh jabatan yang akan diisi TKA sudah tercantum dalam permohonan. Namun setiap jabatan tetap dikenakan kewajiban DKP-TKA secara terpisah, bukan digabung menjadi satu tarif.
Berapa besaran DKP-TKA yang harus dibayar perusahaan?
Sebesar USD 100 per bulan, per jabatan, per orang TKA, dibayarkan melalui kode billing SIMPONI setelah permohonan dinyatakan layak oleh Kemnaker.
Apa yang terjadi jika perusahaan mempekerjakan TKA tanpa RPTKA?
Perusahaan berisiko dikenai sanksi administratif berdasarkan UU Ketenagakerjaan dan peraturan turunannya, mulai dari teguran hingga pembekuan izin usaha, tergantung tingkat pelanggaran.
Apakah masa berlaku RPTKA selalu satu tahun?
Tidak. Masa berlaku RPTKA mengikuti durasi perjanjian kerja TKA yang bersangkutan. Jika kontraknya hanya 6 bulan, RPTKA yang terbit juga berlaku 6 bulan.
Bisakah perusahaan langsung mengurus VITAS tanpa RPTKA?
Tidak bisa. RPTKA yang sudah disahkan adalah syarat mutlak sebelum permohonan VITAS bisa diajukan ke Direktorat Jenderal Imigrasi.