Pencatatan TKA yang Benar Berdasarkan Regulasi

Mempekerjakan tenaga kerja asing (TKA) di Indonesia bukan sekadar soal menandatangani kontrak kerja. Ada rangkaian kewajiban administratif yang harus dipenuhi perusahaan agar keberadaan TKA tersebut sah di mata hukum — mulai dari pengesahan RPTKA (Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing), pembayaran DKPTKA, hingga pelaporan berkala ke sistem daring Kementerian Ketenagakerjaan. Banyak perusahaan, terutama yang baru pertama kali merekrut ekspatriat, keliru mengira izin tinggal keimigrasian sudah cukup — padahal pencatatan ketenagakerjaan adalah proses terpisah yang wajib dijalankan lebih dulu. Artikel ini merangkum alur pencatatan TKA yang benar berdasarkan regulasi yang berlaku, lengkap dengan titik-titik rawan kesalahan yang sering membuat proses tertunda.

Dasar Hukum Pencatatan TKA di Indonesia

Kewajiban pencatatan dan pengawasan penggunaan TKA bersumber dari beberapa peraturan yang saling melengkapi. Memahami hierarkinya penting agar perusahaan tidak salah acuan saat menyiapkan dokumen:

• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, sebagaimana diubah melalui UU Cipta Kerja (UU No. 6 Tahun 2023) — mengatur prinsip dasar bahwa pemberi kerja wajib memiliki rencana penggunaan TKA sebelum mempekerjakannya.
• PP No. 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing — peraturan pelaksana utama yang mengatur mekanisme RPTKA, kewajiban pemberi kerja, hingga jabatan yang tertutup bagi TKA.
• Permenaker No. 8 Tahun 2021 tentang Pelaksanaan PP No. 34 Tahun 2021 — mengatur teknis pengajuan, jenis RPTKA, tenaga kerja pendamping, serta besaran dan tata cara pembayaran DKPTKA.
• Perpres No. 20 Tahun 2018 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing — mengatur koordinasi lintas kementerian, termasuk keimigrasian.

Alur Pencatatan TKA yang Benar, Tahap demi Tahap

Pencatatan TKA bukan proses satu langkah, melainkan rangkaian yang saling terhubung antara sistem ketenagakerjaan dan keimigrasian. Berikut urutan yang perlu diikuti perusahaan pemberi kerja:

1. Pengajuan dan Pengesahan RPTKA — diajukan secara daring oleh pemberi kerja, memuat jabatan yang akan diisi TKA, alasan penggunaan, jangka waktu, serta nama tenaga kerja pendamping WNI.
2. Pembayaran DKPTKA (Dana Kompensasi Penggunaan TKA) — dibayarkan di muka sesuai masa berlaku RPTKA yang disahkan, sebagai syarat penerbitan dokumen berikutnya.
3. Permohonan Vitas — diajukan ke Ditjen Imigrasi berdasarkan Pengesahan RPTKA yang sudah terbit, untuk memberikan hak masuk dan tinggal terbatas bagi TKA.
4. Penerbitan ITAS dan Notifikasi — setelah TKA tiba di Indonesia, perusahaan wajib memastikan status keimigrasiannya tercatat selaras dengan jabatan pada RPTKA.
5. Pencatatan Tenaga Kerja Pendamping — perusahaan wajib menunjuk dan melatih pekerja lokal sebagai pendamping TKA, dan pelaksanaannya dilaporkan sebagai bagian dari kewajiban administratif.
6. Pelaporan Berkala — perusahaan wajib melaporkan pelaksanaan penggunaan TKA sesuai jadwal yang ditentukan, termasuk bila terjadi perubahan jabatan, lokasi kerja, atau pengakhiran kontrak sebelum masa RPTKA berakhir.

Dokumen yang Wajib Disiapkan

Kelengkapan dokumen menjadi penyebab paling umum tertundanya pengesahan RPTKA. Secara umum, berkas yang perlu disiapkan pemberi kerja meliputi:

• Surat penunjukan tenaga kerja pendamping (WNI) beserta rencana alih keterampilan.
• Bagan struktur organisasi perusahaan yang menunjukkan posisi jabatan TKA.
• Salinan paspor calon TKA yang masih berlaku.
• Bukti kualifikasi/sertifikasi kompetensi calon TKA sesuai jabatan yang dilamar.
• Draft rencana kerja yang menjelaskan kebutuhan spesifik penggunaan TKA pada jabatan tersebut.
• Bukti kepesertaan program jaminan sosial ketenagakerjaan atau asuransi bagi TKA.

Kesalahan yang Paling Sering Terjadi

Dari pengalaman menangani berbagai kasus pencatatan TKA, beberapa kekeliruan berikut paling sering membuat proses berputar-putar tanpa hasil:

• Jabatan yang diajukan termasuk daftar terlarang bagi TKA, misalnya posisi yang mengurusi personalia — permohonan otomatis ditolak sistem.
• Data tenaga kerja pendamping tidak konsisten antara dokumen RPTKA dan laporan internal perusahaan.
• DKPTKA dibayarkan dengan nominal atau periode yang tidak sesuai masa berlaku RPTKA yang disahkan, sehingga status pembayaran tidak terverifikasi otomatis.
• Perubahan jabatan atau lokasi kerja TKA tidak dilaporkan, padahal RPTKA bersifat mengikat pada jabatan dan lokasi yang tercantum di dokumen awal.
• Mengira izin keimigrasian (ITAS/KITAS) sudah mencakup legalitas ketenagakerjaan, padahal keduanya adalah dua rezim hukum yang berbeda dan harus berjalan selaras.

Konsekuensi Jika Pencatatan TKA Tidak Sesuai Regulasi

Ketidaksesuaian antara praktik di lapangan dan dokumen RPTKA yang disahkan dapat berujung pada sanksi administratif bertahap, mulai dari teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, hingga pencabutan izin mempekerjakan TKA. Dalam kasus tertentu, pengawas ketenagakerjaan juga dapat merekomendasikan penghentian sementara aktivitas TKA yang bersangkutan sampai kepatuhan dipenuhi. Risiko ini bukan hanya soal denda, tetapi juga potensi gangguan operasional bila proyek atau posisi strategis bergantung pada TKA tersebut.

Urus Pencatatan TKA Tanpa Bolak-Balik dengan Jangkar Groups

Kompleksitas regulasi TKA membuat banyak perusahaan lebih memilih didampingi konsultan berpengalaman ketimbang menanggung risiko dokumen ditolak berulang kali. Jangkar Groups membantu proses pencatatan TKA secara menyeluruh:

• ✅ Penyusunan & Pengajuan RPTKA: memastikan jabatan, tenaga pendamping, dan struktur dokumen sesuai ketentuan sejak pengajuan pertama.
• ✅ Pengelolaan DKPTKA: perhitungan dan pembayaran kompensasi yang selaras dengan masa berlaku RPTKA.
• ✅ Koordinasi Vitas & ITAS: menjembatani proses ketenagakerjaan dengan keimigrasian agar tidak terjadi tumpang tindih dokumen.
• ✅ Pelaporan Berkala: pengingat dan pendampingan kewajiban lapor agar status TKA tetap patuh sepanjang masa kerja.

Pertanyaan yang Sering Diajukan Seputar Pencatatan TKA